資料印刷の際のポイント

現在、企業等でビジネスを進めるにあたって、様々な資料を電子版で作成した上で、その後、紙媒体に印刷して、自社内においては上司、経営層等に配布する、社外では顧客や取引先等の関連者へ提示するということを行っている方々が多数いると考えます。
そうした、資料を電子版から紙媒体に印刷する際のポイントについて考えていきます。


紙媒体に印刷するということは、単に電子版を紙にそのまま移し替えるということだけではなく、紙に移し替えた際の見え方がどんなものであるのかということを意識する必要があります。

人は特に、紙媒体でのみやすさ、一覧性、文字の窮屈感といったもので、資料の内容に関する理解度、納得度(合意度)、共感度といったものが大きく変わってくるからです。

では、特にどういった点に注意すればよいのかということを、「印刷設定」の観点からいくつか見ていきます。

1つ目は、「余白」です。

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これは、上下左右にある程度の余白が無い場合、紙全体に文字が広がっている印象を受けてしまい、非常に圧迫感を受けると共に、「読みづらい資料」であるとの印象や一瞬で「読みたくないな」という印象を与えてしまう恐れがあるため、一定上の余白を取った上で、印刷をし、十分な余裕を作り出すようにしましょう。2つ目は、「ホチキス留めを意識した資料の作成」です。電子で資料を作成することが当たり前になっている現在、資料の枚数は簡単に複数枚となっていき、資料をホチキス留めするケースというのも多数あるといえます。
こうした際に、ホチキス留めにより、資料の内容が一部隠れてしまうといったことも多々起こり得ます。

こうした資料では、一部中身が見えないということで、これもまた「見えづらい、読みづらい資料」であるとの印象を与えてしまいます。


こうした点は、資料を印刷する際に、少し意識するだけで簡単に改善できることですが、逆になかなか意識されていない面であるともいえます。こうした点を意識することで、中身プラスアルファの資料作りを心がけては如何でしょうか。

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